北区障害福祉課で申請を受け付けている、自立支援医療（精神通院）において、A氏（住民登録外者）からの申請の際、誤ってB氏（A氏と同姓同名・住民登録者）の個人番号を共通宛名番号システムに登録したことで、個人番号の附番誤りが発生した。

1 事務の概要

自立支援医療（精神通院）の申請は、区障害福祉課窓口において、申請書に氏名、住所等の基本情報のほか、本人が持参する個人番号カード（マイナンバーカード）等から、個人番号を転記している。
個人番号カード等を持参せず、個人番号が確認できない場合には、本人の同意を得て、個人番号を職権で調査のうえ、申請書に転記している。

2 経緯

令和6年4月19日 A氏（住民登録外）の申請書や登録情報にB氏（住民登録者）の個人番号が附番されていることが判明した。

事務処理の経緯

• 平成31年4月3日
  障害福祉課窓口にて、A氏（住民登録外者）の申請書を受理。
  その際、A氏が個人番号を確認する証明（個人番号カード等）の持参がなかったことか
  ら、A氏本人の同意を得て、職権により個人番号を検索し申請書に転記した。
  この際、A氏の本人特定を誤り、A氏と同姓同名のB氏（住民登録者）の個人番号を転
  記。結果、個人番号の特定誤りが発生した。
• 令和2年2月18日
  障害福祉課窓口にて、A氏の更新申請書を受理。
  更新申請書に、個人番号の記載がなかったため、個人番号を登録する、共通宛名管理シ
  ステムにて、A氏を検索するも、個人番号欄が空白であったため、前回（平成31年4
  月3日）の申請書を確認し、転記されていた個人番号（この時はすでにB氏の個人番号
  を転記していた）を転記し、共通宛名管理システムにも、個人番号を手動登録したこと
  で、個人番号の附番誤りが発生した。
• 令和3年度、令和4年度、令和5年度、令和6年度の更新処理の際には、共通宛名管理
  システムに登録されていた、B氏の個人番号をA氏更新申請書へ転記していた。
  各年度において、改めてA氏に対する個人番号の確認はしておらず、個人番号の附番誤
  りに気づかなかった。

3 区の対応

• 事案発覚後（令和6年4月19日）、北区情報セキュリティ委員会へ報告。
  庁内で事案の共有を図り、事案の原因究明と個人情報漏えいの有無の確認を開始。
• 自立支援医療（精神通院）の事務を所管する、東京都中部総合精神保健福祉センターへ報告。
  この際、個人情報の漏えいはないことを確認した。
• 4月24日、25日の両日において、本件附番誤りにおける、A氏、B氏の個人情報漏えいの有無を調査した結果、個人情報の漏えいはなかったことを確認。
• 5月10日、本件と同様の事務処理を行った、全633件を確認したところ、個人番号の附番誤りはなかったことを確認。
• 6月7日 A氏、B氏を直接訪問し、個人番号の附番誤りを謝罪のうえ、経緯等を説明。

4 今後の対応

本件事務処理に限らず、個人番号を取り扱う事務処理において、システムへの登録が必要な場合は、これまで同様の職員の目視によるダブルチェックのほか、新たに作成する登録用のチェックシート（個人番号検索時の4情報チェック）を活用するなど、個人番号の附番誤りはもちろん、個人情報漏洩に対する最新の注意を払い、事務処理にあたることを徹底する。